Comienza por tener claro el objetivo del evento

Lo primero es definir cuál es la finalidad de la conferencia y qué mensaje se quiere transmitir a la audiencia. Modula la duración del evento e intenta no superar la hora. Lo más indicado es no superar la media hora o los 45 minutos, con el fin de no agotar la atención de la audiencia.

Asegúrate de tener reservado el espacio

Piensa con antelación y reserva el lugar elegido para la conferencia porque las salas suelen estar solicitadas. Además ten en cuenta la no coincidencia en el tiempo con otro evento de interés público.

La ubicación responderá a condiciones como la elección de un escenario y aforos apropiado, es decir, ni muy grande ni demasiado pequeño. La existencia de alojamiento para los ponentes suponiendo que la necesiten y las posibilidades de transporte o aparcamiento en caso de que sean necesarios.

Evita los períodos vacacionales y los fines de semana te llevará a decantarte por un jueves o un viernes como fechas ideales.

Nombra un coordinador para planificar las decisiones importantes

El coordinador se reúne con el cliente para recoger sus inquietudes, investiga la competencia y plantea diferentes opciones para presentar a su cliente. Da forma al evento y elabora un presupuesto acorde.

La tarea de ejecución

En este punto se realizan actividades como la búsqueda de proveedores, la revisión de contratos, el envío de invitaciones, el apoyo a los organizadores en el ámbito de las relaciones públicas, la realización de pruebas de buen funcionamiento de los equipos audiovisual y de iluminación y contratar personal de atención al público.

Ver es creer

Alimentación en dos direcciones

Asegúrate de satisfacer las expectativas de contenido de los asistentes, según el perfil de la audiencia. Y como no sólo el cerebro, sino también el estómago ha de ser alimentado, opta por elegir un buen catering de modo que tus invitados puedan disfrutar de una comida deliciosa y nutritiva, el objetivo es evitar una audiencia malhumorada por no haber sido debidamente alimentados.

El impacto visual de una presentación apela a dos elementos clásicos del discurso: la retórica y la imagen. El objetivo es complementarse con el fin de ilustrar a los participantes.

Ubicación e interacción

Ten en cuenta el antes, el durante y el después. 

En la etapa previa en en cuenta los objetivos que quieres conseguir y a quién va dirigida, el tamaño de la audiencia, el modelo de ingresos o financiación, patrocinadores y ponentes así como los elementos de comunicación.

Durante la conferencia hay un tiempo para la recepción de audiencia y registro, para la puesta en escena de las ponencias y en caso de que sean varias, el necesario tiempo de descanso.

Después del evento realiza un seguimiento en las redes sociales y sube una crónica atractiva. Más tarde puedes hacer llegar a los asistentes las conclusiones del acto.

El análisis de los resultados y la realización del informe sería la última de las etapas.